Softwaretipp: Das eigene DMS

Im Heft 23 der Zeitschrift c't vom Jahr 2016 (November 2016) bin ich über die Software ecoDMS gestoßen.

Eigentlich war ich nicht auf der Suche nach einem Dokumentenmanagementsystem. Ich hätte nur eine Möglichkeit der Volltextsuche für meine digitalen Dokumente/Rechnungen gesucht.

Hier nun ein kleines Fazit.

Allgemeines:
Es handelt sich hierbei um eine Client/Server Lösung. Dies bedeutet, dass man Server auf unterschiedlichen Betriebsystemen (Windows/Linux/NASDocker) installieren kann. Dementsprechend gibt es für die jeweiligen OS auch einen Client.

Möglichkeiten:
Neben dem einscannen und ablegen von Dokumenten bietet EcoDMS einige feine Features.
So gibt es:

• eine Texterkennung für die Volltextsuche
• Vorlagen für wiederkehrende Dokumenttypen, welche nach Möglichkeit auch automatisiert werden können
• Verlinkung der Dokumente
• Revisionen
• integrierte Vorschau
• Mehrfachklassifizierung (zB Gemeindeabrechnung wäre lfd. Kosten, sowie für Rechnungen)
• Plugins für MS Office
• etc.

Lizenz:
Lädt man die Software nun von der Herstellerseite herunter, wird diese automatisch mit einer 30 Tage gültigen Volllizenz installiert. Mit dieser Lizenz ist es möglich alle Facetten der Software kennen zu lernen.

Das besondere kommt jedoch nach dieser Testperiode. Entscheidet man sich NICHT die Software zu kaufen, so passiert den bisher verarbeiteten Dokumenten nämlich nichts. Diese bleiben weiterhin erhalten. Die Software wechselt nach der Testperiode in das sog. Free4Three. Dies bedeutet, dass es für 3 Benutzer immer noch Möglich gibt sich gleichzeitig mit dem Server zu verbinden und Dokumente zu archivieren.

Dies klingt zu Verlockend um wahr zu sein. Leider muss ich euch da recht geben. Natürlich gibt es Einschränkungen diesbezüglich. So ist es bei der Free4Three-Version nicht mehr Möglich Vorlagen zu verwenden, Office Plugins und die Dokumentenvorschau funktionieren auch nicht mehr.

Eine Lizenz (= 1 Datenbankverbindung) kostet zZ. 69 EUR. OK dies ist auch nicht gerade wenig, aber diese ist eigentlich dauerhaft gültig. Alle Updates innerhalb des Major-Releases sind kostenlos. Sollte ein Major-Release zur Verfügung stehen, dann muss man sich entscheiden ob man Upgraded (zB wegen neuen Zusatzfunktionen) oder man verweilt bei der bestehenden Version.
Entscheidet man sich für ein Upgrade, dann muss man eine neue Lizenz erwerben. Diese erhält man aber (auch wenn sich zwischenzeitlich der Preis der Software geändert hat) zum Preis der ursprünglichen Software (Lebenslange Lizenzpreis Garantie).

Fazit:
Nach einer kleinen Eingewöhnung ist die Verwendung der Software einfach angenehm. Der Preis von 69,00 EUR lässt einen erschrecken, aber es gibt immer wieder auf der Seite von EcoDMS Rabatte, welche es erlauben doch noch den einen oder anderen Euro zu sparen. Die ordentliche Dokumentation erlaubt es auch Anfängern sich schnell zurecht zu finden.

Weitere Informationen:
Genauere Infos bezüglich der Lizenz unter http://www.ecodms.de/index.php/de/ecodms-archiv/lizenzmodell

Newsbeitrag ecoDMS.de (http://www.ecodms.de/index.php/de/presse-news/artikel-softwaretests/c-t/117-presse-und-news/zeitungsartikel-softwaretests/c-t/840-ecodms-im-c-t-softwaretest-ordnung-im-archiv)

Powershell: Einfaches Menü

Mittels Powershell lassen sich so einige Sachen erledigen. So kann man zB. Windows Betriebssysteme so beeinflussen, dass man Software de-/installieren oder Registry-Einstellungen ändern kann. Nun ist es auch so einfach ein interaktives Menü auszubilden. Wir bilden eine eigene Funktion aus wie zB:

function MyCustomMenue
{
     param (
           [string]$Title = 'Select Options'
     )
     cls
     Write-Host "================ $Title ================"
     
     Write-Host "1: Press '1' for this option."
     Write-Host "2: Press '2' for this option."
     Write-Host "3: Press '3' for this option."
     Write-Host "Q: Press 'Q' to quit."
}

Danach kann diese Funktion einfach mittels

     MyCustomMenue

"geladen" werden. Da aber nun noch nicht die Eingabe des Users abgefragt wird, werden noch zusätzlich folgende zeilen angefügt.

     Write-Host
     Write-Host "================================"
     $input = Read-Host "Please make a selection"

     cls
     Write-Host "================================"
     Write-Host

Bei der Zeile $input = Read-Host "Please make a selection" bleibt somit das Powershell-Script stehen und es wird auf eine Eingabe des Users gewartet, welche wiederum in der Variable $input gespeichert wird.

Da nun eigentlich das Script weiterlaufen würde fehlt noch die Logik, welche entscheidet ob die Eingabe des Users korrekt ist. Dies lässt sich am einfachsten mit einem sog. SWITCH erreichen.

switch ($input)
    {
        '1' {
    Write-Host "Selected Option 1"
    #Add Code here
   }
  '2' {
    Write-Host "Selected Option 2"
    #Add Code here
   }
  '3' {
    Write-Host "Selected Option 3"
    #Add Code here
   }
  '4' {
    Write-Host "Selected Option 4"
    #Add Code here
   }
  '5' {
    Write-Host "Selected Option 5"
    #Add Code here
   }
  'q' {
    exit
   }
  default {
     #Add CODE witch is run if the user enters a wrong number
     exit
    }
    }

Wichtig ist hierbei nicht auf den Punkt default zu vergessen, welcher sorge trägt, dass bei einer falschen Eingabe zumindest (in unserem Beispiel) das Powershell-Script beendet wird. Hier kann natürlich auch zB wieder das Menü gezeigt werden oder ein Standardfall angenommen werden.

Zum Abschluss nun das komplette Script:

function MyCustomMenue
{
     param (
           [string]$Title = 'Select Options'
     )
     cls
     Write-Host "================ $Title ================"
     
     Write-Host "1: Press '1' for this option."
     Write-Host "2: Press '2' for this option."
     Write-Host "3: Press '3' for this option."
     Write-Host "Q: Press 'Q' to quit."
}

MyCustomMenue

Write-Host
Write-Host "================================"
$input = Read-Host "Please make a selection"

cls
Write-Host "================================"
Write-Host

switch ($input)
    {
        '1' {
    Write-Host "Selected Option 1"
    #Add Code here
   }
  '2' {
    Write-Host "Selected Option 2"
    #Add Code here
   }
  '3' {
    Write-Host "Selected Option 3"
    #Add Code here
   }
  '4' {
    Write-Host "Selected Option 4"
    #Add Code here
   }
  '5' {
    Write-Host "Selected Option 5"
    #Add Code here
   }
  'q' {
    exit
   }
  default {
                    #Add CODE witch is run if the user enters a wrong number
     exit
    }
    }

Die Ausgabe sieht in etwa so aus:

================ Select Options ================
1: Press '1' for this option.
2: Press '2' for this option.
3: Press '3' for this option.
Q: Press 'Q' to quit.

================================
Please make a selection: 

und nach zB. der Auswahl der Option 1:

================================

Selected Option 1