Im Heft 23 der Zeitschrift c't vom Jahr 2016 (November 2016) bin ich über die Software ecoDMS gestoßen.
Hier nun ein kleines Fazit.
Allgemeines:
Es handelt sich hierbei um eine Client/Server Lösung. Dies bedeutet, dass man Server auf unterschiedlichen Betriebsystemen (Windows/Linux/NASDocker) installieren kann. Dementsprechend gibt es für die jeweiligen OS auch einen Client.
Möglichkeiten:
Neben dem einscannen und ablegen von Dokumenten bietet EcoDMS einige feine Features.
So gibt es:
- eine Texterkennung für die Volltextsuche
- Vorlagen für wiederkehrende Dokumenttypen, welche nach Möglichkeit auch automatisiert werden können
- Verlinkung der Dokumente
- Revisionen
- integrierte Vorschau
- Mehrfachklassifizierung (zB Gemeindeabrechnung wäre lfd. Kosten, sowie für Rechnungen)
- Plugins für MS Office
- etc.
Lizenz:
Lädt man die Software nun von der Herstellerseite herunter, wird diese automatisch mit einer 30 Tage gültigen Volllizenz installiert. Mit dieser Lizenz ist es möglich alle Facetten der Software kennen zu lernen.
Das besondere kommt jedoch nach dieser Testperiode. Entscheidet man sich NICHT die Software zu kaufen, so passiert den bisher verarbeiteten Dokumenten nämlich nichts. Diese bleiben weiterhin erhalten. Die Software wechselt nach der Testperiode in das sog. Free4Three. Dies bedeutet, dass es für 3 Benutzer immer noch Möglich gibt sich gleichzeitig mit dem Server zu verbinden und Dokumente zu archivieren.
Dies klingt zu Verlockend um wahr zu sein. Leider muss ich euch da recht geben. Natürlich gibt es Einschränkungen diesbezüglich. So ist es bei der Free4Three-Version nicht mehr Möglich Vorlagen zu verwenden, Office Plugins und die Dokumentenvorschau funktionieren auch nicht mehr.
Eine Lizenz (= 1 Datenbankverbindung) kostet zZ. 69 EUR. OK dies ist auch nicht gerade wenig, aber diese ist eigentlich dauerhaft gültig. Alle Updates innerhalb des Major-Releases sind kostenlos. Sollte ein Major-Release zur Verfügung stehen, dann muss man sich entscheiden ob man Upgraded (zB wegen neuen Zusatzfunktionen) oder man verweilt bei der bestehenden Version.
Entscheidet man sich für ein Upgrade, dann muss man eine neue Lizenz erwerben. Diese erhält man aber (auch wenn sich zwischenzeitlich der Preis der Software geändert hat) zum Preis der ursprünglichen Software (Lebenslange Lizenzpreis Garantie).
Fazit:
Nach einer kleinen Eingewöhnung ist die Verwendung der Software einfach angenehm. Der Preis von 69,00 EUR lässt einen erschrecken, aber es gibt immer wieder auf der Seite von EcoDMS Rabatte, welche es erlauben doch noch den einen oder anderen Euro zu sparen. Die ordentliche Dokumentation erlaubt es auch Anfängern sich schnell zurecht zu finden.
Weitere Informationen:
Genauere Infos bezüglich der Lizenz unter http://www.ecodms.de/index.php/de/ecodms-archiv/lizenzmodell
Newsbeitrag ecoDMS.de (http://www.ecodms.de/index.php/de/presse-news/artikel-softwaretests/c-t/117-presse-und-news/zeitungsartikel-softwaretests/c-t/840-ecodms-im-c-t-softwaretest-ordnung-im-archiv)
